Virtuelle Meetings aufzeichnen: Rechtliche Aspekte, die du kennen solltest
Die Beliebtheit virtueller Meetings erreichte ihren Höhepunkt während der Corona-Pandemie. Auch danach verlässt sich die Welt in großem Maße auf sie. Sie spielen eine wichtige Rolle in Wirtschaft, Bildung, Gesundheitswesen und vielen weiteren Bereichen.
Laut Global Market Insights überschritt der Markt für Videokonferenzen im Jahr 2020 ein Volumen von 15 Milliarden US-Dollar. Zwischen 2021 und 2027 wird ein weiteres Wachstum von rund 23 % erwartet.
Virtuelle Meetings sind ein großartiges Werkzeug zur Erleichterung der Kommunikation und bieten zahlreiche Zusatzfunktionen. Teilnehmende können zum Beispiel:
- Dateien teilen
- Präsentationen mit Screen-Sharing-Tools halten
- Live-Transkription eines Meetings nutzen
- Meeting aufzeichnen
Eine Videokonferenz aufzuzeichnen und danach Zugriff auf die Aufnahmen zu haben, ist sehr praktisch. So kannst du alle Details dessen, was gesagt wurde, später noch einmal nachschlagen. Außerdem kannst du die Aufzeichnung schnell mit jemandem teilen, der das Meeting verpasst hat.
Eine Aufzeichnung ist oft schneller erstellt und genauer als Notizen. Trotzdem ist es wichtig, mögliche rechtliche Bedenken und Konsequenzen zu berücksichtigen, die sich aus der Aufzeichnung virtueller Meetings ergeben können.
Wichtige Fragen vor der Aufzeichnung eines virtuellen Meetings
Immer wieder stellen Menschen die Frage, ob es legal ist, Zoom-Meetings ohne Erlaubnis aufzuzeichnen. Dabei ist zu beachten, dass es hierzu bundes- und landesrechtliche Regelungen gibt.
Es existieren Gesetze zur Einholung und Dokumentation der Zustimmung, sowohl für die Aufzeichnung selbst als auch für die weitere Verarbeitung der aufgezeichneten Daten. Diese Vorschriften unterscheiden sich je nach Land. Dieser Artikel soll keine vollständige rechtliche Analyse sein, sondern vielmehr Fragen wie „Darf ein:e Arbeitgeber:in ein Meeting ohne Zustimmung aufzeichnen?“ anreißen.
Unser Ziel ist es, deine Aufmerksamkeit auf die zentralen Punkte zu lenken, die du beim Aufzeichnen virtueller Meetings beachten solltest, und diese mit Beispielen aus unterschiedlichen Rechtskontexten zu veranschaulichen.
Es wird deutlich einfacher, über eine Aufzeichnung zu entscheiden, wenn du dir vorab einige grundlegende Fragen stellst, zum Beispiel:
- Ist es überhaupt richtig, dieses Meeting aufzuzeichnen?
- Muss ich eine Einwilligung einholen?
- Wie erhalte ich die Einwilligung? Was ist, wenn jemand der Aufzeichnung nicht zustimmt?
- Wie werden die Daten gespeichert?
- Wer hat Zugriff darauf?
- Wie lange werden sie aufbewahrt?
- Gibt es Anforderungen an die eingesetzte Software?
- Welche weiteren Informationen muss ich bereitstellen?
Wir gehen diese Fragen Schritt für Schritt durch, zeigen dir die wichtigsten Aspekte und schlagen mögliche Vorgehensweisen vor.
Schauen wir uns diese Fragen nun genauer an.
Ist es richtig, dieses Meeting aufzuzeichnen?
Auch wenn das Aufzeichnen virtueller Meetings in vielen Fällen nicht verboten ist, gibt es Situationen, in denen du besser auf eine Aufzeichnung verzichtest.
Wenn wir das Thema Einwilligung kurz ausklammern, sind bestimmte Meeting-Typen allein schon aus inhaltlichen Gründen heikel. Dazu zählen zum Beispiel ein vertrauliches Mitarbeiter:innen-Feedback-Gespräch oder die Besprechung eines kommerziellen Angebots. Solche Inhalte gelten meist als streng vertraulich.
Eine Videoaufzeichnung solcher Gespräche kann dich schnell in den Fokus gesetzlicher Regelungen bringen – nicht nur auf nationaler, sondern auch auf internationaler Ebene.
Einige Expert:innen raten dazu, interne Teammeetings nicht zu standardmäßig aufzuzeichnen – es sei denn, es gibt einen klaren geschäftlichen Zweck, der die Speicherung rechtfertigt.
Außerdem gibt es Meetings, in denen besonders sensible Themen besprochen werden, etwa:
- Gesundheitsdaten
- Beweismittel, die vor Gericht verwendet werden sollen
- Wertvolle Datenanalysen, mit denen Regierungen die Wirkung ihrer Maßnahmen bewerten
Solche Gespräche erfordern naturgemäß besondere Vorsicht, wenn es um eine Aufzeichnung geht.
Muss ich eine Einwilligung einholen?
Die Einwilligung ist einer der zentralen rechtlichen Aspekte bei der Aufzeichnung virtueller Meetings.
Ohne die Zustimmung der anderen Beteiligten ist es in der Regel unzulässig, Video- oder Audiokonferenzen aufzuzeichnen – unabhängig davon, ob dies über Geräte oder Software erfolgt.
Die Einwilligungsregeln unterscheiden sich weltweit erheblich, teilweise sogar innerhalb eines Landes. Du solltest klären, ob du die Zustimmung aller Beteiligten brauchst oder ob in deinem Rechtsraum die Einwilligung einer Partei ausreicht.
Regelungen in den USA variieren ebenfalls deutlich: Manche Bundesstaaten verlangen die Zustimmung aller Beteiligten, andere akzeptieren die Einwilligung nur einer Partei. Einige haben Mischmodelle eingeführt.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO/GDPR) regelt die Einwilligung zur Aufzeichnung in der EU. Sie verlangt, dass alle Beteiligten dem Mitschnitt eines Gesprächs oder Meetings zustimmen.
Im Vereinigten Königreich regelt der Regulation of Investigatory Powers Act 2000 (RIPA) bestimmte Aspekte. Er erlaubt Aufzeichnungen unter bestimmten Umständen auch ohne Zustimmung der anderen Partei, solange diese ausschließlich zum persönlichen Gebrauch erfolgen.
Gleichzeitig wurde die DSGVO nach dem Brexit in nationales Recht übernommen, weshalb die Aufzeichnung von Videokonferenzen weiterhin in einer DSGVO-konformen Weise erfolgen muss.
Wie erhalte ich die Einwilligung?
Wenn du Meetings rechtssicher aufzeichnen willst, ohne heimlich mitzuschneiden und Gesetze zu brechen, ist eine saubere Einwilligung der Schlüssel.
Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Zustimmung – aktive und passive Einwilligung. Aktive Einwilligung liegt vor, wenn eine Person der Aufzeichnung ausdrücklich zustimmt, zum Beispiel mündlich oder durch Anklicken einer Schaltfläche in einem Hinweisfenster, das vor Beginn des Meetings oder unmittelbar vor Start der Aufzeichnung angezeigt wird.
Passive Einwilligung bedeutet, dass eine Person über die geplante Aufzeichnung informiert wird, im Meeting bleibt und die Sitzung nicht verlässt. Dadurch stimmt sie implizit zu. Welche Form der Einwilligung erforderlich ist, hängt von der Gesetzeslage im jeweiligen Land und vom konkreten Kontext ab.
Viele Videokonferenz-Plattformen haben Einwilligungsfunktionen bereits integriert. So können Teilnehmende bei Zoom zum Beispiel auf eine Einwilligungs-Schaltfläche klicken, bevor die Aufzeichnung startet. Das ist ein schneller und komfortabler Weg, um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen.
Ähnliche Funktionen findest du in vielen anderen Remote-Work-Tools, was besonders hilfreich ist, wenn du regelmäßig Meetings aufzeichnen musst.
In der Regel haben Personen, die nicht einwilligen, keinen Zugang zum Meeting. Idealerweise bietest du ihnen alternative Möglichkeiten an – etwa einen nicht aufgezeichneten Teil des Meetings oder eine andere Form der Informationsweitergabe.
Wie bereits angedeutet, ist das Aufzeichnen ohne Einwilligung problematisch – gleichzeitig kann Einwilligung je nach Rechtslage und Kontext sehr unterschiedlich interpretiert werden.
Wie wird die Aufzeichnung gespeichert?
Daten aus virtuellen Meetings unterliegen Aufbewahrungs- und Backup-Richtlinien, die je nach Branche stark variieren können. In manchen Fällen sind zusätzliche Vorgaben zu beachten – etwa wenn es um Aufzeichnungen virtueller Arzttermine geht, die unter Gesundheitsdatenschutzgesetze fallen.
In den USA gilt beispielsweise der Health Insurance Portability & Accountability Act (HIPAA). Dieses Gesetz verlangt unter anderem eine Verschlüsselung der Daten im Ruhezustand. Die Aufzeichnungen dürfen nur mit autorisierten Personen geteilt werden und müssen passwortgeschützt sein.
Darüber hinaus sind bestimmte Organisationen verpflichtet, Aufzeichnungen sieben oder sogar zehn Jahre aufzubewahren. Für Kanzleien, die Mandant:innen-Gespräche aufzeichnen, gilt laut einigen Richtlinien eine Aufbewahrungsfrist von mindestens fünf Jahren.
Die DSGVO, die für EU und UK maßgeblich ist, schreibt unter anderem vor, dass Aufzeichnungen virtueller Meetings:
- sicher gespeichert werden
- nur einem begrenzten Personenkreis zugänglich sind
- rechtmäßig und transparent verarbeitet werden
Zusätzlich musst du die allgemeinen Regeln zum Schutz personenbezogener Daten beachten. Aufzeichnungen dürfen nicht länger als notwendig aufbewahrt werden, und Betroffene müssen ihre Daten einsehen, berichtigen oder löschen lassen können.
Ein Unternehmen, das Daten verarbeitet, die der DSGVO unterliegen, ist dafür verantwortlich, diese Anforderungen einzuhalten.
Welche Anforderungen gibt es an die eingesetzte Software?
Artikel 32 der DSGVO betont die Bedeutung der „Sicherheit der Verarbeitung“ personenbezogener Daten. „Versehentliche oder unrechtmäßige Zerstörung, Verlust, Veränderung, unbefugte Offenlegung von oder unbefugter Zugang zu personenbezogenen Daten“ müssen vermieden werden. Ob das gelingt, hängt stark von der eingesetzten Technik ab. Die eingesetzten Tools sollten Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit gewährleisten.
Systeme zur Verarbeitung personenbezogener Daten (also auch Meeting-Aufzeichnungstools) sollten Funktionen zum Datenschutz bieten, etwa Datenabschottung und Zugriffskontrolle. Unternehmen sollten daher sorgfältig prüfen, welche Tools sie für die Aufzeichnung, Verarbeitung und Speicherung von virtuellen Meetings einsetzen.
Videokonferenz-Plattformen wie Zoom oder Whereby erfüllen viele Sicherheitsanforderungen bereits, dennoch solltest du genau hinschauen und überprüfen, ob sie zu deinem Einsatzszenario passen.
Welche weiteren Informationspflichten gibt es?
Wie bereits erwähnt, müssen Teilnehmende vorab über die geplante Aufzeichnung informiert werden. Nur so können sie eine fundierte Entscheidung über ihre Einwilligung treffen, Rückfragen stellen und die Gründe für die Aufzeichnung nachvollziehen.
Regeln zum Durchführen und Aufzeichnen virtueller Meetings sollten allgemein bekannt sein – etwa über ein Mitarbeiterhandbuch oder interne Richtlinien, in denen auch der Zweck der Aufzeichnungen erläutert wird. Trotzdem solltest du im konkreten Meeting nochmals erklären, wie die Aufzeichnung erfolgt und wie die Daten gespeichert werden.
Unabhängig davon, ob die DSGVO in deinem Land unmittelbar gilt, ist es in der Regel sinnvoll, sich an deren Standards zu orientieren.
Im britischen Kontext kann es erforderlich sein, eine Data Protection Impact Assessment (DPIA) durchzuführen. Ein DPIA hilft dir dabei,
- nachzuweisen, dass du potenzielle Risiken bei der Verarbeitung personenbezogener Daten berücksichtigt hast, und
- deinen Datenschutzpflichten nachzukommen.
Alternative zur Aufzeichnung: Asynchrone Video-Kommunikation
Statt dir jedes Mal die Mühe zu machen, die Einwilligung aller Beteiligten für eine Live-Aufzeichnung einzuholen, kannst du in vielen Fällen auch auf einen Bildschirmrecorder wie ScreenRec ausweichen. Anstatt ein Meeting anzusetzen, zeichnest du deinen Bildschirm, deine Stimme, den Systemton und bei Bedarf deine Webcam auf und sendest das Video an alle, die es sehen müssen. Wenn sie möchten, können sie auf dieselbe Weise antworten.
Du lädst andere damit nicht dazu ein, sie heimlich aufzuzeichnen, sondern ermöglichst eine freiwillige, asynchrone Kommunikation – jede Person entscheidet selbst, was sie aufnimmt und teilt.
Naturgemäß gibt es Fälle, in denen du ein virtuelles Meeting einberufen und dieses auch aufzeichnen musst. Auch hier kann ScreenRec helfen – denke dann aber unbedingt daran, vorher die Einwilligung einzuholen.
Bevor du auf „Aufzeichnen“ klickst …
Wenn du mit Remote-Kolleg:innen zusammenarbeitest, ist die Versuchung groß, einfach jedes Meeting aufzuzeichnen – schon allein, um später nachsehen zu können, was besprochen wurde.
So verlockend es auch ist, virtuelle oder hybride Meetings aus Gründen der Dokumentation oder Weitergabe aufzuzeichnen: Du solltest die rechtlichen und datenschutzrechtlichen Implikationen immer im Blick behalten. Wir hoffen, dass dir die hier aufgezeigten Fragen und Beispiele helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen – und dass keine Aufzeichnung erfolgt, ohne die rechtlichen Rahmenbedingungen für virtuelle Meetings sorgfältig geprüft zu haben.
![[Guide] Effektive Kommunikation am Arbeitsplatz](https://screenrec.com/assets_dist/screenrec/media/communication-workplace/communication-in-the-workplace.jpg)
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