As 10 Dicas Essenciais De Integração Virtual Para RH Moderno
Graças a eventos globais, o trabalho remoto rapidamente se tornou a norma. Para equipes de RH, isso significa uma mudança de foco e uma mudança de estratégias. A integração virtual apresenta desafios, mas uma abordagem passo a passo ajudará você a lidar com essas mudanças.
A falta de uma presença física e interação cara a cara no local de trabalho não precisa ser uma barreira para dar boas-vindas a novas contratações. Embora muitos trabalhadores remotos estejam abordando o trabalho em casa pela primeira vez, preparação e organização podem ajudá-lo a colocá-los em dia. Quanto mais você puder se preparar com antecedência, melhor.
Aqui está nossa lista reduzida de melhores práticas de integração virtual para gerentes de contratação experimentarem.
1. Modifique O Conteúdo De Integração Para Material Virtual
Uma boa equipe de RH que está bem preparada já terá um processo de integração claramente definido em vigor. No entanto, esse processo terá sido projetado em torno do conceito de uma presença física no local de trabalho.
Seu conteúdo de integração remota precisa ser modificado para funcionários remotos e trabalhadores virtuais. Seja você aprendendo como criar vídeos de integração de funcionários ou utilizando uma apresentação de slides, precisará determinar o que seu pacote de integração virtual conterá?
Um Pacote De Boas-Vindas
Quando um novo membro da equipe se junta, eles tendem a receber um pacote de boas-vindas que contém documentos essenciais. Você ainda pode fornecer isso como parte do seu processo de integração virtual. No entanto, você precisará garantir que seja reempacotado em um formato digital.
Pontos De Ação
- Converta toda essa papelada em um PDF prático que possa ser facilmente visualizado ou até impresso
- Teste suas boas-vindas digitais com alguns membros existentes da sua equipe
- Obtenha feedback para garantir que elementos vitais não estejam sendo esquecidos ou negligenciados
Apresentações
É provável que quando você contrata novos membros da equipe, eles passem por uma apresentação de integração. Entraremos em mais detalhes sobre isso depois, mas é um passo importante para solidificar suas ideias de integração para integrar funcionários remotos.
Ponto De Ação
- Em um ambiente de trabalho virtual, você pode gravar seu rosto e tela com um gravador de tela para personalizar aquela mensagem de boas-vindas.
Instruções De eLearning
Quando novos membros da equipe começam, eles podem não saber como usar as ferramentas e sistemas que você usa. Há duas maneiras de abordar isso. O primeiro passo é criar um vídeo instrucional curto. Isso os guiará através das ferramentas, recursos e sistemas de negócios sobre os quais precisam saber.
Alternativamente, aloque um funcionário existente para revisar essas ferramentas e processos. Você pode fazer isso via videoconferência.
Ponto De Ação
- Reserve um tempo para pensar sobre como seu processo de integração presencial existente funciona. Então, é simplesmente uma questão de modificar o conteúdo e processos existentes em um modo virtual, digital.
2. Crie Uma Apresentação Virtual
Já mencionamos quão importante é transformar sua apresentação de integração em uma virtual. Isso não quer dizer que você não falará mais com novas contratações sobre suas funções. Mas você ainda precisa criar uma apresentação virtual para explicar o que é exigido deles em sua nova função.
Aquele primeiro encontro com a empresa será uma grande parte do primeiro dia de um funcionário. Então, você precisa garantir que a mesma importância seja dada a uma apresentação virtual como a uma presencial. Por exemplo, se você está integrando membros da equipe virtual, especificamente vários representantes de vendas remotos no mesmo dia, considere ter apresentações em grupo que incutirão um senso de camaradagem.
Pontos De Ação
- Use guias visuais para explicar a história da empresa. Torne esta seção divertida e entretenida.
- Explique e defina a cultura e declarações de missão da empresa.
- Inclua imagens de membros-chave da equipe (você pode tornar isso mais divertido compartilhando fotos casuais).
- Não sobrecarregue as contratações com informações, especialmente em termos de RH.
- Reserve um tempo para criar vídeos de orientação bem feitos e polidos como parte do seu pacote de integração virtual. Eles podem ser uma ferramenta extremamente valiosa.
3. Agende Uma Chamada Antes Da Data De Entrada
A logística de recursos humanos pode ser muito frustrante para novos funcionários. É por isso que é tão importante para a equipe de RH entrar em contato com novos funcionários antes de começarem. Esta é uma das melhores práticas de pré-integração que dá ao RH a chance de dar boas-vindas à nova contratação. Também ajuda a estabelecer uma cultura de trabalho positiva. O novo membro da equipe imediatamente se sentirá mais integrado com a empresa.
Tudo isso leva a uma equipe mais engajada. Quanto mais engajada a nova equipe estiver, mais produtiva será. Se você pode estabelecer esse engajamento antes do primeiro dia, seu processo de integração virtual será muito mais eficaz.
A boa notícia é que há muitas plataformas colaborativas online que você pode usar para alcançá-los. Há plataformas de videoconferência que são perfeitamente projetadas para atender às suas necessidades. Não se esqueça de incluir recursos que mostrem às novas contratações como usar essas plataformas. Muitos estarão usando-as pela primeira vez.
Ponto De Ação
- Entre em contato com novas contratações e agende uma reunião online pelo menos três dias antes de começarem
4. Delineie As Atividades Para As Primeiras Semanas
Começar um novo emprego pode ser muito assustador e as primeiras semanas são críticas. Trabalhadores virtuais não têm membros da equipe para pedir conselhos quando necessário. O objetivo é garantir que novas contratações tenham as ferramentas de que precisam. Dessa forma, podem começar com tudo.
Durante essas primeiras semanas, é uma boa ideia ter um cronograma claramente definido de eventos. Suas novas contratações podem então participar desses eventos. Por exemplo:
- Almoços de equipe virtual
- Apresentações a quaisquer membros da equipe de tecnologia que possam precisar contatar
- Uma reunião de equipe completa para discutir as expectativas da semana
Pontos De Ação
- Aloque duas ou três tarefas nas quais o novo membro da equipe possa focar durante sua primeira semana trabalhando para você
- Tente criar uma lista de verificação de integração para ajudar a garantir que suas equipes remotas tenham a melhor experiência possível durante suas primeiras semanas no trabalho
5. Transmita Expectativas
Uma parte chave do seu processo de integração virtual envolverá expectativas de funcionários. Você deveria ter delineado as expectativas que deseja de seus novos membros da equipe. Então, divida isso em pedaços pequenos que cubram todos os fundamentos de sua função.
Isso significa garantir que eles estejam:
- Cientes de toda a gama de seus deveres
- Capazes de usar as ferramentas necessárias para executar esses deveres
- Capazes de seguir os processos e sistemas de negócios que devem usar
Quanto mais você puder transmitir expectativas, mais fácil será para novos membros da equipe se integrarem rapidamente à sua estrutura de negócios.
Certifique-se de que há um cronograma claro para metas individuais e da empresa. Você pode usar um aplicativo de agendamento se necessário. Isso facilitará para esses funcionários reconhecerem prazos para treinamento e avaliações de desempenho.
Pontos De Ação
- Tenha um calendário de tarefas que seja fácil de acessar, fácil de atualizar e defina claramente metas SMART de longo e curto prazo
- Inclua encontros semanais de equipe e reuniões individuais para discutir fluxo de trabalho
6. Explique A Cultura Da Empresa
A cultura da empresa é frequentemente negligenciada durante um processo de integração mais virtual. É fácil ver por quê. O foco é tanto em expectativas e treinamento que a cultura do local de trabalho pode facilmente cair no esquecimento. Mas isso é um erro.
Quando um membro da equipe se sente mais conectado à cultura da empresa, eles se sentirão mais alinhados com aquela empresa. Isso significará que trabalharão mais e serão mais produtivos. A cultura da empresa também pode ser o fator decisivo de se uma nova contratação ficará ou desaparecerá.
A integração virtual precisa promover e encorajar uma compreensão da cultura, valores e declaração de missão principais da empresa. Quanto mais os funcionários estiverem cientes de que tipo de empresa estarão trabalhando, mais se encontrarão alinhando com a marca. Você também dá a esses funcionários um senso definido de propósito.
Pontos De Ação
- Surpreenda essas novas contratações com alguma forma de presente de boas-vindas
- Uma vez que uma oferta de emprego tenha sido assinada, tenha um pacote de boas-vindas enviado por correio que inclua qualquer mercadoria de marca que você tenha disponível, como camisetas, canecas de café ou canetas, ou qualquer coisa que explique sua marca
7. Ajude Na Configuração De Tecnologia No Primeiro Dia
Demandas de TI podem ser uma das partes mais difíceis de um novo emprego. Você precisa garantir que suas novas contratações poderão usar as tecnologias que sua nova função requer. Até configurar uma conta de e-mail dedicada para fins de trabalho pode ser um desafio para alguns. Se alguém está trabalhando remotamente pela primeira vez, pode precisar de um documento guia ou um recurso online sobre como criar uma nova conta Gmail.
O objetivo final aqui é garantir que sua integração virtual permita que novos membros da equipe experimentem menos estresse ou barreiras ao fluxo de trabalho. Quanto mais você puder fazê-los se sentir confortáveis com as tecnologias que estarão usando, melhor. Mais eficientes serão desde o primeiro dia.
Pontos De Ação
- Para empresas menores, é uma boa ideia garantir que o especialista de TI designado esteja em contato com a nova contratação antes de sua data de início
- Para empresas maiores, envolva toda a equipe de TI
8. Faça Check-Ins De Tempos Em Tempos
Torne a interação e comunicação frequente um recurso-chave de sua estratégia de integração virtual. Fazer isso pode aumentar muito a conectividade funcionário/empregador.
Isso é extremamente importante quando se trata de garantir que seus membros da equipe estejam engajados e que se sintam apoiados. Se você está executando um processo de integração presencial, já conhece o valor das comunicações informais individuais. A mesma estratégia é vital para integrar em seu processo de integração virtual também.
Nunca subestime o quão avassalador pode ser começar um novo trabalho remoto. Quanto mais frequentemente você puder interagir com essas novas contratações, mais apoiadas se sentirão, especialmente nas primeiras semanas. Muitas vezes pode ser muito isolante trabalhar remotamente.
Ponto De Ação
- Esteja lá quando eles precisarem de você e combine chats formais e informais regularmente
9. Agende Reuniões Com A Equipe E O Gerente
Lembre-se de agendar tempo depois para as novas contratações conhecerem os outros membros de sua equipe e seus gerentes. Isso pode ser muito informal e pode até ser agendado nos intervalos de almoço. Não há necessidade de fazer esta reunião sobre trabalho. É sobre apresentações e conhecer uns aos outros.
Ao manter as coisas informais, você conhecerá essas novas contratações e começará a conhecer seus colegas. Isso constrói confiança e pode ajudar a reter funcionários por mais tempo. Em 2017, o LinkedIn realizou um estudo que revelou que 72% dos funcionários acharam reuniões individuais com seus gerentes diretos na fase de integração muito úteis.
Embora esta pesquisa tenha sido baseada em integração presencial, não há razão para assumir que seja diferente da integração virtual.
Ponto De Ação
- Agende reuniões informais com a equipe e o gerente direto
10. Refine O Processo
Equipes de RH estão pivotando rapidamente para a integração virtual, mas é vital não esquecer o básico. Assim como você faz com a integração presencial, você precisa documentar o processo do início ao fim.
Gerentes precisarão ser mantidos atualizados sobre em qual estágio o funcionário está, significando documentação acessível em todo o conselho. Acesso à informação e responsabilidade são tão importantes na integração virtual.
Como com todos os processos de negócios, quanto mais você analisar e refinar o que faz, mais eficazes esses processos se tornarão.
Pontos De Ação
- Não se esqueça de revisar o impacto que seu processo de integração virtual faz
- Verifique com essas novas contratações e faça-as revisar sua estratégia de integração de funcionários
- Descubra do que eles obtiveram valor (e do que não obtiveram)
Conclusão
Uma orientação virtual de novos funcionários precisa fornecer-lhes um caminho claro a seguir. Trabalhar remotamente não precisa significar experiências negativas de integração! Embora certamente haja desafios com a integração virtual, eles podem ser extremamente benéficos. Quando executadas corretamente, essas melhores práticas de integração virtual podem ser usadas para se livrar de quaisquer incertezas sobre a função e a empresa.
Graças às tecnologias que usamos no local de trabalho, você pode facilmente definir o tom para a experiência do novo funcionário e tornar a integração envolvente.
Não negligencie a importância do processo de integração digital. Pode ser a chave para a retenção de funcionários, produtividade do trabalhador e crescimento da empresa.
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