Seu guia para comunicação eficaz no local de trabalho

Sempre ouvimos sobre como a comunicação é imperativa em qualquer relacionamento bem-sucedido. Mas você percebeu que essa ideia transcende para o local de trabalho também?

Pense nisso.

A comunicação no local de trabalho é a maneira mais simples de evitar conflitos potenciais.

A importância da comunicação no local de trabalho é frequentemente subestimada e mal compreendida, mas, de forma alguma, é uma arte obscura! Se pudermos entender os tipos de comunicação, bem como como se comunicar efetivamente no local de trabalho, descobriremos que nossos dias se tornarão menos estressantes e caóticos.

E não, você não precisa ler centenas de artigos sobre comunicação no local de trabalho para melhorar nisso. Vamos detalhar o essencial!

A comunicação no trabalho pode ser TÃO frustrante!

Por que a comunicação é importante no local de trabalho?

Cheio de cafeína e estresse, obliterar conflitos no local de trabalho é o sonho de todo funcionário. Isso é o que a comunicação eficaz pode realizar.

A comunicação clara nos ajuda a entender os pensamentos e sentimentos de nossos colegas de trabalho. Ajuda a construir esses relacionamentos que podem melhorar o trabalho em equipe e o moral geral do escritório.

Aqui está um exemplo…

Imagine por um momento que você trabalha em um ambiente de trabalho hostil no qual seus colegas de trabalho constantemente discutem, brigam e debatem.

Tom afirma que Judy não lhe enviou o relatório trimestral, um relatório que ele precisa ler e revisar antes do prazo. Judy afirma que enviou e lá vão eles.

Tudo isso poderia ser evitado se Tom e Judy entendessem as maneiras apropriadas de se comunicar um com o outro.

Por que a comunicação é importante no local de trabalho

Qual é a importância da comunicação eficaz no local de trabalho? Bem, pode fazer ou quebrar sua carreira…

A triste verdade é que esse tipo de situação é a norma em muitas empresas e pode levar a menor produtividade e ética de trabalho negativa. Uma pesquisa recente revelou que, em média, empresas maiores poderiam perder $62,4 milhões anualmente devido à "comunicação inadequada para e entre funcionários."

A importância de uma boa comunicação não pode ser exagerada. Se você quer um ambiente de trabalho mais leve e feliz com estresse no local de trabalho reduzido, então converse!

Quais são os quatro tipos de comunicação?

A melhor maneira de colher os benefícios da comunicação eficaz é entender as 4 formas básicas de comunicação.

1) Interpessoal

Esta é a forma mais comum de comunicação entre funcionários. Aqui está o que se trata:

Compartilhamento. Essencialmente, a comunicação interpessoal se refere ao ambiente próximo de colegas de trabalho à medida que comumente (e voluntariamente) compartilham detalhes pessoais.
Ouvir e falar. Entender a comunicação interpessoal é simples e requer apenas um bom ouvido e o conforto para falar livremente.
Construção de equipe. Os empregadores seriam sábios em incentivar a comunicação interpessoal porque ela ajuda os funcionários a se conectarem em nível pessoal.

2) Não-verbal

A comunicação não-verbal é exatamente o que parece; comunicar sem palavras. Aqui está o que a comunicação não-verbal eficaz implica:

Emoções ocultas. É importante que entendamos a comunicação não-verbal, pois ela frequentemente determina emoções ou sentimentos ocultos.
Linguagem corporal e expressões faciais são componentes importantes da comunicação não-verbal. Esses sinais são usados para ler o comunicador.
Ambiguidade. Preste atenção à comunicação não-verbal, mas mantenha a mente aberta porque, às vezes, sinais não-verbais são mal lidos ou mal interpretados. Uma mão no quadril pode ser um sinal de humor para você enquanto é um sinal de desagrado para um colega de trabalho. Evite essa armadilha e conheça-os antes de decifrar seus movimentos.
Potencial para mal-entendido. Ao usar ou participar da comunicação não-verbal, seria sábio estar familiarizado com a pessoa com quem você está se comunicando.

3) Escrita

Isso é autoexplicativo, mas apenas para esclarecer, a comunicação escrita são cartas, emails, memorandos ou notas escritas para outra pessoa. Aqui está o que você precisa saber sobre comunicação escrita:

É seguro. Poder dedicar tempo para se expressar cuidadosamente (seja uma opinião ou fato) enquanto verifica e evita erros ou inadequações.
Aberto à (má) interpretação. Faltando um toque pessoal e muitas vezes emoção, criando um ambiente/relacionamento frio e distante. A comunicação escrita pode frequentemente levar à má interpretação do tom.

Considere este exemplo…

"Você é um gênio!"
vs.
"Você é um gênio."

Um é um elogio e um é um insulto.

É muito fácil (e perigoso para o seu trabalho) interpretar mal essas mensagens. O sarcasmo não transparece da mesma forma quando está sendo lido.

Requer grande cuidado. Como a comunicação escrita é tipicamente inevitável no local de trabalho, você deve certificar-se de reler, editar e revisar. Erros escritos são frequentemente irreparáveis. Faça um favor a si mesmo e leia em voz alta. Se soar um pouco estranho… descarte e você agradecerá a si mesmo mais tarde. Você também pode usar um verificador gramatical online para evitar erros gramaticais.

A propósito… A comunicação escrita é mais fácil e muito menos distrativa com os aplicativos de comunicação em equipe certos

4) Oral

A comunicação oral é o que todos nós estamos acostumados desde que éramos crianças; falar para ser compreendido. Aqui está o essencial sobre comunicação oral:

Ajuda a resolver conflitos. É a melhor maneira de evitar e mitigar conflitos na força de trabalho, pois deixa pouco ou nenhum espaço para má interpretação. (Se o comunicador estiver falando claramente.)
Muito eficaz. Com tom e inflexão ajudando as coisas, comunicar-se oralmente torna as conversas claras e diretas, reduzindo a chance de má comunicação.

Como melhorar suas habilidades de comunicação no trabalho

(Colocando em prática no trabalho!)

Tudo bem! Então você tem uma ideia sobre por que a comunicação profissional no local de trabalho é importante e como esses vários tipos de comunicação desempenham um papel no ambiente de trabalho.

Bom trabalho!

"Mas como usamos esse conhecimento para melhorar as habilidades de comunicação no trabalho?"

Ficamos felizes que você perguntou! Seja você proprietário de uma empresa ou trabalhe em atendimento ao cliente, estabelecer metas ajudará você a alcançar uma comunicação eficaz no trabalho. Aqui estão seis habilidades essenciais de comunicação para lutar.

1) Seja amigável

Todo mundo sabe que você pode coletar mais abelhas com mel do que com vinagre. Se você espera abrir comunicação positiva no trabalho, então você deve estar aberto para recebê-la. Seja amigável! Ninguém quer iniciar uma conversa com uma pessoa antissocial, então faça disso uma de suas principais metas de comunicação no local de trabalho.

2) Conheça seus colegas de trabalho

Entender as pessoas com quem você está trabalhando percorrerá um longo caminho ao aprender a se comunicar com elas. Cada pessoa se comunica à sua própria maneira. Conhecer seus colegas de trabalho ajudará você a interpretar melhor sua mensagem, linguagem corporal e estilo de comunicação geral.

3) Use todos os quatro tipos de comunicação

A melhor maneira de se tornar um profissional em comunicação eficaz é praticar.

*A prática leva à perfeição!*

Utilizar os quatro tipos de comunicação permite que você se familiarize o suficiente para identificá-los em seus colegas de trabalho.

Se você notar que Jessica faz muitas expressões faciais, então, provavelmente, ela se comunica melhor de forma não-verbal. Caberia a você notar sua preferência e acomodá-la.

4) Domine a escuta ativa

Uma coisa que você precisa saber sobre boa comunicação nos negócios é que tudo se trata de habilidades de escuta. Comunicar-se não é apenas sobre transmitir seu próprio ponto de vista, mas sim sobre a capacidade de entender e orientar um indivíduo através da discussão. Mantenha contato visual e ouça atentamente quando um colega de trabalho estiver falando. No mínimo, este é um sinal de respeito.

5) Cuide da sua linguagem

Ao se comunicar oralmente no local de trabalho, sempre escolha suas palavras cuidadosamente. É um local de negócios, não um bar local. Linguagem e assunto profissional são sempre recomendados para evitar ofender colegas de trabalho ou superiores.

6) Converse sobre isso!

Não tenha medo de falar sobre comunicação. Não precisa ser este assunto não dito que todos devemos aprender secretamente e independentemente. De forma alguma. Sinta-se à vontade para perguntar a um colega de trabalho seu método de comunicação preferido. Se você está tendo dificuldade em interagir, avise-os! A comunicação é toda sobre honestidade e autenticidade. Então seja real e converse.

Aprimore suas habilidades de comunicação no trabalho e sua vida será fácil.

Exemplos de boas e más habilidades de comunicação no local de trabalho

Ter essas habilidades aprimoradas certamente ajudará você a se comunicar de forma mais eficaz em um ambiente de negócios, mas vamos um pouco mais longe e dar alguns exemplos de quando, onde e como colocar tudo em prática.

1) Gerenciamento de raiva

Não há dúvida de que conflitos surgirão ao lidar com colegas de trabalho. Nunca ajuda segurar raiva ou quaisquer emoções negativas, mas gritar no trabalho é um sinal de más habilidades de comunicação. Aqui está um exemplo de comunicação no trabalho que deu errado.

O "chefe" no vídeo acima cometeu o mesmo erro repetidamente—ele era arrogante e continuava atacando os funcionários. Não faça isso.

Quando você se encontrar acalorado, respire fundo algumas vezes e conte de 10 para trás. Isso vai acalmá-lo o suficiente para falar com menos emoção e trabalhar junto com seus colegas de equipe para resolver o problema.

2) Etiqueta de email

Já mencionamos antes, é difícil ler tom e inflexão, então evite-os a todo custo. Em emails profissionais, não tente ser engraçado ou astuto, especialmente naqueles enviados para superiores. E, realmente, pense antes de apertar "Enviar". É apropriado? Poderia ser ofensivo? Mantenha seus emails educados, mas diretos e evite quaisquer palavras da moda. Veja este vídeo para exemplos hilários do que NÃO fazer ao enviar emails para colegas de trabalho.

3) Comunicação visual

Transmitir sua mensagem rapidamente e ajudar outras pessoas a economizar tempo são exemplos de boas habilidades de comunicação no local de trabalho. Você pode alcançar ambos com vídeo.

Por exemplo, imagine que você está gerenciando uma equipe remota de desenvolvedores e deseja relatar um bug. Você envia um email pensando que descreveu o problema completamente, mas… os desenvolvedores não conseguem reproduzi-lo. Em vez de passar horas enviando emails, você poderia simplesmente gravar sua tela com um gravador de tela fácil como ScreenRec, narrar o vídeo e explicar exatamente qual é sua experiência.

Mostre, não conte.

Melhor de tudo, você não precisa agendar uma reunião. Você pode simplesmente gravar sua tela e enviar o vídeo por email usando o link de compartilhamento privado que o ScreenRec gera para você. Sua equipe pode assistir no próprio tempo.

Veja o vídeo abaixo para saber mais.

Experimente gravar sua tela!

Conclusão

A comunicação eficaz é bem simples quando você pensa sobre isso. Apenas não pense demais. Lembre-se, tudo o que você precisa fazer é tentar entender as pessoas ao seu redor e conhecê-las enquanto elas o conhecem. A comunicação é toda sobre transparência. Então, seja legal e amigável, mas também seja você. Tente seguir as melhores práticas de comunicação acima e você será uma máquina de comunicação em pouco tempo!

1. Concentre-se no que você quer que a outra pessoa ouça; 2. Torne-se um ótimo ouvinte; 3. Domine a fala em público; 4. Aprenda a dar feedback honesto; 5. Aprenda a discordar educadamente; 6. Adapte sua comunicação com base em idade, gênero, cultura, etc.; 7. Aprenda a fazer networking melhor; 8. Domine a arte de escrever emails.

Uma boa comunicação no local de trabalho pode ter efeitos positivos no desempenho, incluindo aumento de produtividade, maior moral dos funcionários, negócios repetidos, melhor retenção de funcionários e um ambiente de trabalho mais saudável em geral.

Depende do seu fluxo de trabalho específico. Para equipes remotas, bate-papo em tempo real com Slack e email de vídeo sob demanda com ScreenRec pode ser a combinação vencedora. Equipes colocalizadas podem querer evitar o bate-papo para reduzir interrupções e, em vez disso, usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos como Asana ou Trello, onde todos podem comentar sobre tarefas e compartilhar feedback.