Die 13 besten Produktivitäts-Apps für wirklich effektive Teams

Was für eine Zeit, um zu leben! Keine handgeschriebenen Listen und Bücher mehr. Keine sperrigen Terminplaner oder klappernden Schreibmaschinen. Wir leben im Digitalzeitalter und können mehr erledigen als je zuvor – ohne den Stuhl zu verlassen.

Dass Produktivitäts‑Software die eigene Leistung pusht, ist nichts Neues. Aber bei der Masse an Tools ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass du in Entscheidungslähmung endest. Längst geht es nicht mehr nur um Slack vs. E‑Mail. Damit du die passende Lösung findest, haben wir die besten Produktivitäts‑Apps für die Arbeit zusammengestellt, die nahezu keine Einarbeitung brauchen.

ScreenRec – Teamkommunikation und persönliche Produktivitäts-App

Was ist das?

ScreenRec ist ein einfach zu bedienender kostenloser Screenrecorder mit Audio und Screenshot‑Tool, das gleichzeitig als Teamkommunikations‑App dient.

Als herunterladbare Office‑Produktivitäts‑App für Windows, Linux und Mac erspart dir ScreenRec den umständlichen Umgang mit der Druck‑Taste. Die Oberfläche ist schlank, intuitiv und bringt alle Werkzeuge für schnelle Bildschirmaufnahmen mit.
Du kannst Screenshots erstellen oder Bildschirmvideos (inklusive Ton) aufnehmen und sofort einen privaten Link teilen.
ScreenRec bietet 2 GB kostenlosen Cloud‑Speicher und ist damit eines der spannendsten kostenlosen Produktivitäts‑Tools.
ScreenRec hilft dir, deine E‑Mail‑Flut zu reduzieren, weil du Sachverhalte visuell viel schneller erklären kannst – ideal für den Arbeitsalltag.
ScreenRec ist der Gewinner im Artikel Top 5 der besten kostenlosen Screenrecorder 2026.

Wer nutzt es?

Im Prinzip alle, die anderen zeigen wollen, was sie auf ihrem Bildschirm sehen. Mit diesem Tool können Unternehmer:innen und Führungskräfte Aufgaben delegieren, Lehrkräfte, Coaches und Online‑Trainer Tutorials aufnehmen und Kund:innen ihren Entwicklern und Designern gezielteres Feedback geben.

Beispiel aus der Praxis

Lerne Laura kennen! Sie leitet einen erfolgreichen CPR‑Trainingskurs, der an mehreren Standorten im ganzen Land läuft. Mit ScreenRec hat Laura mehrere Intro‑Videos mit eigener Stimme aufgenommen, die sie zu Beginn jeder Schulung einsetzt. Außerdem veranstaltet sie jeden Freitag ein Online‑Meeting mit ihren Franchisenehmern, um Updates einzuholen – und zeichnet diese Besprechungen mit ScreenRec auf, um sie später in Ruhe auswerten zu können.

Was kostet es?

ScreenRec ist ein kostenloser Screenrecorder, der gleichzeitig als kostenlose Screen‑Sharing‑Lösung dienen kann. Es gibt weder Malware noch Adware, keine In‑App‑Käufe und aktuell auch keine Bezahlpläne. Du kannst ScreenRec einfach hier herunterladen.

Brosix IM – Sichere Teamkommunikations- und Kollaborations-App

Was ist das?

Brosix bündelt die gesamte Teamkommunikation in einer sicheren, zentral administrierbaren IM‑Plattform und hält so alle miteinander verbunden. Die App bringt eine ganze Reihe von Kollaborationsfunktionen mit, die bei richtiger Nutzung die interne Kommunikation deutlich verbessern.

Brosix stellt Teams eigene, private Netzwerke zur Verfügung, die sie vollständig selbst steuern und administrieren können.
Teams können eine ganze Palette an Funktionen nutzen, darunter unbegrenzten Dateitransfer, Text‑, Video‑ und Audio‑Chat sowie individuelle Chat‑Räume.
Die gesamte Kommunikation ist Ende‑zu‑Ende verschlüsselt und macht Brosix zu einer der sicherheitsbewusstesten IM‑Lösungen am Markt.
Brosix bietet Apps für zahlreiche Plattformen, darunter Mac, iOS, Android, Windows und Linux.

Sichere Teamkommunikations- und Kollaborations-App

Wer nutzt es?

Die Bezahlversion von Brosix richtet sich an Teams aller Größen – von kleinen Unternehmen bis hin zu großen Organisationen.

Praxisbeispiel

Pathways Financial Credit Union ist ein genossenschaftliches Finanzinstitut mit sieben Filialen in Ohio. Da die Mitarbeitenden an verschiedenen Standorten arbeiten, wurde eine sichere Plattform benötigt, über die alle unkompliziert miteinander kommunizieren können. Mit Brosix erhielt Pathways ein privates, sicheres Teamnetzwerk; die Reaktionszeiten gegenüber Kund:innen sanken deutlich und das Zusammenhaltsgefühl im Team stieg.

Was kostet es?

Brosix IM bietet einen kostenlosen Start‑Plan für Teams mit bis zu drei Nutzern sowie Business‑ und Premium‑Pläne für größere Netzwerke. Die Bezahlpläne starten bei 4 US‑Dollar pro Nutzer:in und Monat (bei jährlicher Abrechnung).

ClickUp — All‑in‑One‑Work‑Management‑Lösung

Was ist das?

ClickUp ist ein All‑in‑One‑Produktivitäts‑Tool, auf das kleine und große Teams in unterschiedlichsten Branchen für ein zentrales Work‑Management setzen. Die Lösung ist hochgradig anpassbar und bietet zahlreiche Funktionen, um Workloads zu planen, Projektfortschritt zu überwachen und im Team zu kollaborieren – unabhängig von der gewählten Projektmethodik.

Die einzigartige ClickUp‑Hierarchie verschafft dir viel Flexibilität und Kontrolle bei der Organisation – von kleinen Teams bis hin zu Enterprise‑Strukturen.
Du kannst Arbeit aus über 15 Perspektiven betrachten, darunter Gantt, Board, Mind‑Map und Kalender.
Lege Teilaufgaben und Checklisten innerhalb von Tasks an – vom mehrstufigen Workflow bis zur einfachen To‑do‑Liste.
Verkürze Abstimmungswege mit starken Kollaborationsfeatures, mit denen Teams an allen Arten von Projekten gemeinsam arbeiten.
Kollaboriere in Echtzeit, nutze Rich‑Text‑Bearbeitung und halte alle mit einer visuellen Wissensdatenbank in ClickUp Docs auf dem Laufenden.

Wer nutzt es?

Der große Vorteil von ClickUp: Praktisch jede:r kann es einsetzen. Von Privatanwender:innen über kleine Unternehmen bis hin zu großen Konzernen – der wachsende Funktionsumfang lässt sich an nahezu jedes Teamziel anpassen.

Praxisbeispiel

Patrice Gallion ist CEO der deutschen Digitalagentur mintblau media, die Beratungs‑ und Entwicklungsdienstleistungen für kleine und mittlere Unternehmen anbietet. ClickUp löste für sie diverse Probleme, die andere Projektmanagement‑Tools nicht zufriedenstellend abbilden konnten – inzwischen ist ClickUp das Herzstück ihrer Ablauforganisation.

mintblau nutzt eigene ClickUp‑Templates, um Webprojekte schneller aufzusetzen, und lädt Kund:innen ein, Kommentare und Anmerkungen direkt im Tool zu hinterlassen – das hat Telefonate und Webmeetings mindestens halbiert. Funktionen wie Home‑Inbox, Kommentare, mehrere Ansichten, Slash‑Befehle und Docs haben den kreativen Prozess der Agentur stark beschleunigt; inzwischen setzen sie ClickUp sogar für die Verwaltung von Ausgaben und Einnahmen ein. Die Funktionsvielfalt und das UI haben bereits mehrere Tools in ihrem Tech‑Stack ersetzt – weitere Ablösungen sind geplant.

Was kostet es?

Mit dem dauerhaft kostenlosen Tarif erhältst du u. a. 24/7‑Support, Live‑Chat, 1 GB Speicher sowie unbegrenzt viele Nutzer:innen und Aufgaben. Weitere Funktionen stehen in Bezahlplänen ab 5 US‑Dollar pro Nutzer:in und Monat zur Verfügung.

ProofHub – Online-Projektmanagement und Teamkollaboration

Was ist das?

ProofHub ist eine cloudbasierte Projektmanagement‑Software, die Teams bei Projektplanung, Aufgabenmanagement und Zusammenarbeit unterstützt.

Du kannst Aufgaben mit Start‑ und Enddatum versehen, damit sie nicht über ihre Deadline hinauslaufen.
Mit Online‑Diskussionen kollaborierst du in Echtzeit mit verteilten Teams.
Über Gruppenchats kannst du schnell mit anderen kommunizieren.
Gantt‑Diagramme bieten eine zeitliche Übersicht über Projekte und machen Fortschritt und Abhängigkeiten besser sichtbar.
ProofHub verschickt automatisch Benachrichtigungen, wenn sich an Projekten etwas ändert.
Du kannst Zeiten erfassen, Berichte über Projekte und Ressourcen erstellen und Dateien in Echtzeit prüfen und freigeben.

Wer nutzt es?

ProofHub eignet sich für Teams und Manager:innen, die produktiver arbeiten möchten. Ideal für Inhouse‑Teams, aber genauso hilfreich für verteilte Teams, die in Echtzeit zusammenarbeiten müssen.

Praxisbeispiel

Delia arbeitet als freiberufliche Designerin in Dallas, Texas. Auf der Suche nach einem Projektmanagement‑System mit integrierter Online‑Freigabe stieß sie auf ProofHub. Sie legte ihr erstes Projekt an und lud ihre Kundin Isabel von isabelsadurni.com ein; gemeinsam nutzten sie ProofHub in der finalen Entwicklungsphase. Die Begeisterung war groß: Ideen konnten direkt umgesetzt, kommentiert und im Chat diskutiert werden, was die Lösungsfindung stark beschleunigte. Die To‑do‑Liste half ihnen, nichts zu vergessen und Aufgaben sauber abzuarbeiten.

Was kostet es?

Der Ultimate‑Control‑Plan mit unbegrenzten Projekten, Nutzenden und allen erweiterten Funktionen kostet 89 US‑Dollar pro Monat.

Hubstaff – Zeitmanagement und Produktivitäts-Tracking

Was ist das?

Hubstaff ist eine Zeiterfassungs‑App, die dir zeigt, wie du deine Arbeitszeit tatsächlich verbringst. Du siehst genau, wie viel Zeit in welche Projekte fließt, kannst deinen Workflow optimieren und Aufgaben effizienter erledigen.

Du kannst Projekte, Aufgaben und To‑dos anlegen und die Zeit dafür auf Desktop oder Mobilgerät erfassen.
Die App kann verfolgen, welche Programme und URLs du während der Arbeit nutzt, und berechnet Aktivitätsraten anhand von Tastatur‑ und Mausinput.
Hubstaff generiert automatisch Online‑Stundenzettel aus den erfassten Zeiten, inklusive Tages‑ und Wochenübersichten für dein Team.
Du kannst Stundensätze hinterlegen und Auszahlungen basierend auf geleisteten Stunden automatisieren – via diverse Bezahlplattformen.
Hubstaff lässt sich mit deinen bevorzugten Projektmanagement‑, Buchhaltungs‑ und CRM‑Tools integrieren, um deine Produktivität weiter zu steigern.

Wer nutzt es?

Hubstaff eignet sich für alle Teams, die weniger Zeit für Administration aufwenden möchten. Dank der Produktivitäts‑ und Automatisierungsfunktionen ist es ein starkes Remote‑Work‑Tool, aber auch für Büroteams sehr interessant.

Praxisbeispiel

Clint führt ein Remote‑Unternehmen mit zehn Mitarbeitenden. Obwohl sein Team Ergebnisse liefert, verbringt er mehr Zeit damit, deren Arbeit nachzuvollziehen und Löhne abzurechnen, als mit dem Ausbau des Geschäfts. Seit der Einführung von Hubstaff kann er sich auf Wachstum und Profitabilität konzentrieren, ohne ständig Statusupdates einholen zu müssen. Über die erfassten Daten sieht er jederzeit, was sein Team geleistet hat, und spart zusätzlich Zeit, weil Hubstaff den gesamten Payroll‑Prozess automatisiert.

Beste Produktivitäts-Tools für die Arbeit

Was kostet es?

Hubstaff ist für eine:n Nutzer:in mit grundlegender Zeiterfassung kostenlos. Darüber hinaus gibt es drei Bezahlpläne ab 5,83 US‑Dollar pro Nutzer:in und Monat (bei jährlicher Zahlung).

Troop Messenger – Teamkommunikations- und Kollaborations-App

Was ist das?

Troop Messenger ist eine interne Team‑Kollaborations‑App für Büroteams aller Formen und Größen. Sie hilft Mitarbeitenden, Anforderungen, Projektideen, Statusupdates und mehr über Chat, Gruppencalls, Remote‑Screen‑Sharing, Videokonferenzen usw. auszutauschen.

Du kannst alle Mitarbeitenden deiner Organisation hinzufügen und alle Arbeitsgespräche über eine gemeinsame Oberfläche führen.
Die App läuft auch auf langsamen oder isolierten Netzwerken stabil, sodass Teams permanent verbunden bleiben.
Teams können über starke Gruppencalls kommunizieren; Entwickler:innen können im selben Code‑Editor, der im Gruppen‑Call verfügbar ist, gemeinsam Code schreiben und bearbeiten.
Troop Messenger deckt Funktionen für Teamkollaboration, Produktivität, Sicherheit, Compliance und verschiedene Servicemodelle ab.

Wer nutzt es?

Troop Messenger wird sowohl von Inhouse‑ als auch von Remote‑Teams genutzt. Von Start‑ups über große Unternehmen bis hin zu Behörden kann praktisch jede Organisation die App einsetzen, um tägliche Arbeitsabläufe zu verschlanken.

Praxisbeispiel

Einer der Kunden betreibt ein Lager mit über 5.000 Mitarbeitenden. Um Bestellungen und Liefertermine im Blick zu behalten, müssen alle eng miteinander vernetzt sein und etwa Rechnungen oder produktbezogene Infos schnell teilen können. Mit Troop Messenger gelingt dieser Austausch auch über große Distanzen hinweg reibungslos.

Was kostet es?

Troop Messenger bietet einen kostenlosen Enterprise‑Plan für drei Monate. Die Bezahlpläne starten bei 2,50 US‑Dollar (Premium) bzw. 5 US‑Dollar (Enterprise) pro Nutzer:in und Monat.

Teamwork – Einfache Online-Projektmanagement-Software

Was ist das?

Teamwork ist eine Online‑Projektmanagement‑Software, die im Gegensatz zu vielen anderen Tools leicht verständlich ist. Lass dich vom schlichten Look nicht täuschen: Unter der Haube stecken Enterprise‑Funktionen, die mit deinem Unternehmen mitwachsen.

Mit Teamwork kannst du alle Aspekte eines Projekts an einem Ort verwalten – Projekte anlegen, Dateien hochladen, kommentieren.
Dank mehrerer Workflow‑Optionen passt du das Tool an eure aktuelle Arbeitsweise an.
Erweiterte Funktionen wie Portfolio‑Management, Workflow‑Steuerung und Zeiterfassung helfen dir dabei, das Unternehmen zu skalieren.
Mit weiteren Teamwork‑Tools verwaltest du dein gesamtes Business: z. B. Helpdesk, Chat und Content‑Kollaboration.

Wer nutzt es?

Unternehmen jeder Größe, die mehrere Projekte zentral managen und dabei die Produktivität steigern wollen. Teamwork hält alle auf dem aktuellen Stand und ist eine Lösung, aus der du nicht so schnell herauswächst.

Praxisbeispiel

Elle’s Kitchen organisierte anfangs alle Aufgaben in Tabellen. Das funktionierte, bis das Team wuchs – dann wurde es unmöglich, Deadlines und Zuständigkeiten sauber zu verfolgen. Bei nahezu so vielen Projekten wie Teammitgliedern konnte eine Person auf bis zu 15 Vorhaben gleichzeitig eingebunden sein.

Mit Teamwork bekam das Unternehmen nicht nur die passende Software, sondern optimierte auch seine Projektabläufe. Besonders beliebt waren die Projektübersichten und filterbaren Aufgabenlisten. Seit der Einführung sank der Anteil überfälliger Tasks von 7 % auf 2 %.

Was kostet es?

Teamwork bietet einen kostenlosen Plan für kleine Teams mit bis zu fünf Nutzenden und zwei Projekten. Die Bezahlpläne Pro und Premium liegen bei 10 bzw. 18 US‑Dollar; für Enterprise‑Preise musst du den Vertrieb kontaktieren.

Todoist – Aufgabenmanagement

Was ist das?

Todoist ist eine sehr vielseitige Aufgaben‑App, mit der du deine Zeit, kleinere Tasks und große Ziele im Blick behältst. Wenn du solo arbeitest, ist sie ein starkes Tool, um Freelance‑Projekte zu organisieren.

Neben einfachen Listen kann Todoist automatisch Timer, Erinnerungen und Alarme setzen, basierend auf deinen Eingaben.
Du kannst Todoist mit Apps wie Alexa oder Dropbox integrieren und so noch mehr Einsatzszenarien abdecken.
Ein Grund, warum Todoist zu den beliebtesten Produktivitäts‑Apps gehört, ist die Möglichkeit zur Zusammenarbeit: Du kannst „Projekte“ anlegen und mehrere Personen einladen, damit ihr gemeinsam fokussiert bleibt.
Todoist bietet eine der besten Android‑Apps im Produktivitätsbereich sowie eine starke iOS‑App.
Du kannst mit Todoist problemlos eine GTD‑Routine (Getting Things Done) umsetzen.

Todoist als Produktivitäts- und Projektmanagement-Tool

Wer nutzt es?

Jede vielbeschäftigte Person, die ein besseres Projektmanagement‑ und Zeitmanagement‑Tool braucht, kann Todoist nutzen. Es eignet sich sowohl für Teams als auch für den persönlichen Alltag.

Praxisbeispiel

Die Morehouse Group ist ein Zusammenschluss von vier pro‑bono arbeitenden Anwält:innen, die sich stark auf ihre Teamarbeit verlassen. Um den Überblick zu behalten, nutzt die Gruppe Todoist, um Aufgaben in jedem neuen Fall aufzuteilen. Sie hinterlegen ihre Standard‑Rechercheliste, damit keine Spur vergessen wird, und teilen wichtige Erinnerungen, die auf allen verbundenen Geräten als Alarm aufpoppen.

Was kostet es?

Todoist ist für die private Nutzung kostenlos. Es gibt eine Upgrade‑Option für Unternehmen oder Nutzer:innen mit höheren Anforderungen für 3 US‑Dollar pro Monat; zusätzliche In‑App‑Käufe liegen zwischen 0,99 und 36 US‑Dollar.

Trello – Die wohl einfachste Art, alles zu organisieren

Was ist das?

Trello setzt auf die Kanban‑Methode, um dir bei der Organisation von so ziemlich allem zu helfen – von Projektmanagement über SEO‑Link‑Building bis zum Wocheneinkauf. Die beinahe unbegrenzten Einsatzmöglichkeiten machen Trello zu einem der Top‑Tools auf jeder „Organized‑Life“‑Liste.

Du kannst To‑dos anlegen, Ziele setzen und Events planen – über eine Pinnwand‑artige Oberfläche, die aus Listen besteht.
Zu diesen Listen fügst du Karten hinzu und verschiebst sie per Drag&Drop.
Jedes Projekt entspricht einem Board, das du mit anderen teilen kannst, damit sie Karten bearbeiten, neue anlegen und kommentieren können.
Trello kann sich mit anderen Apps integrieren, z. B. Slack, Adobe oder Google Drive.
Als Online‑Produktivitäts‑App läuft Trello auf nahezu jedem Gerät; die Mobile‑App gehört zu den beliebtesten Produktivitäts‑Apps für iOS und Android.

Trello als Kanban-basierte Produktivitäts-App

Wer nutzt es?

Trello eignet sich für alle, die viele Aufgaben und Projekte parallel jonglieren – von Eventplaner:innen über Unternehmer:innen bis hin zu Lehrer:innen und Studierenden. Kurz: für jede Person, die ihren Alltag strukturiert abbilden möchte.

Praxisbeispiel

Alexis studiert Mikrobiologie. Ihre Professorin hat ein Gruppenprojekt vergeben, in dem Teams eine bestimmte Bakterienart züchten und über einen Zeitraum beobachten sollen – gar nicht so trivial. Als Teamleiterin legt Alexis ein Trello‑Board an und erstellt für jeden Wochentag eine Liste. Die einzelnen Tasks teilt sie dann den Gruppenmitgliedern zu. Im Projektverlauf verschiebt sie je nach Bakterienwachstum verschiedene Karten, vergibt Aufgaben neu oder löscht überholte Einträge. Am Ende sind alle Tasks erledigt und dank der Kommentare kann Alexis einen fundierten Abschlussbericht für die Professorin schreiben.

Was kostet es?

Trello ist als persönliche Produktivitäts‑App kostenlos. Für Unternehmen gibt es ein Upgrade ab 9,99 US‑Dollar pro Nutzer:in und Monat (jahresweise). Die Free‑Version deckt alle Basics ab; die Bezahlversion bietet u. a. Power‑Ups, Sticker, eigene Hintergründe und Support.

Slack – Chat-App für Teamkommunikation

Was ist das?

Slack gilt nicht ohne Grund als eine der besten Business‑Produktivitäts‑Apps: Es ist ein extrem effektives Kommunikations‑Tool. Ursprünglich wurde es entwickelt, um E‑Mails zwischen Kolleg:innen zu ersetzen – und mit über 10 Millionen Nutzenden weltweit kann man sagen: Mission erfüllt.

Die Chat‑App erlaubt Kolleg:innen, per Messaging zu kollaborieren – richtig eingesetzt ist Slack ein starker Hebel für mehr Produktivität im Arbeitsalltag.
Du kannst Channels für bestimmte Themen oder Teams anlegen oder bei Bedarf Direktnachrichten nutzen. Schluss mit endlosen CC‑Listen – Benachrichtigungen gibt es nur noch zu relevanten Themen.
Mit Slack kannst du außerdem Video‑ und Audio‑Calls führen und Dateien teilen.

Slack als Kollaborations- und Kommunikationstool

Wer nutzt es?

Vom kleinen Start‑up bis zum Konzern – Slack ist für jede Organisation geeignet, die eine moderne, effiziente interne Kommunikation etablieren möchte.

Praxisbeispiel

John Billings ist CEO einer großen Einzelhandelskette. Er hat Slack als Standard‑Kommunikationstool eingeführt. Bei vielen parallelen Projekten und engen Deadlines ist es kritisch, dass alle stets informiert sind. Seit der Einführung von Slack werden Aufgaben schneller und mit weniger Fehlern erledigt. Die Mitarbeitenden sind spürbar entspannter, fühlen sich besser abgestimmt und die Gesamtproduktivität ist gestiegen.

Was kostet es?

Wie viele andere Tools auf dieser Liste bietet Slack eine kostenlose Version und eine Upgrade‑Option. Die Bezahlpläne starten bei 6,67 US‑Dollar pro aktivem Nutzer und Monat.

Hootsuite – Social-Media-Manager

Was ist das?

Social‑Media‑Management ist längst ein Vollzeitjob – genau hier setzt Hootsuite an. Das Tool zählt zu den besten Produktivitäts‑Apps für Social‑Media‑Arbeit, weil es dir erspart, dich permanent in zig verschiedene Accounts ein‑ und auszuloggen.

Verwalte alle deine Social‑Media‑Seiten und Profile – Facebook, Twitter usw. – aus einer einzigen App.
Liken, teilen und kommentieren auf mehreren Plattformen direkt aus dem Hootsuite‑Dashboard.
Lege Posting‑Pläne an, um Inhalte automatisch zu den gewünschten Zeiten zu veröffentlichen.

Wer nutzt es?

Hootsuite ist für alle spannend, die ihre Social‑Media‑Kanäle effizient bespielen wollen. Wer eine starke Social‑Präsenz hat oder ein Unternehmen führt, findet in Hootsuite eine solide Produktivitäts‑App für den Arbeitsalltag.

Praxisbeispiel

Seit Kens Werbespot für seine handgemachte Eiscreme viral ging, verzeichnet das Unternehmen einen massiven Anstieg an Followern und Likes. Die Freude ist groß, aber das Social‑Media‑Team kommt kaum hinterher, alle Fans auf dem Laufenden zu halten. Die Lösung: Hootsuite. Kens PR‑Team kann nun Postings, Antworten und Retweets zentral aus der App steuern – das macht das Community‑Management deutlich beherrschbarer.

Was kostet es?

Hootsuite bietet einen kostenlosen Plan, der sich für den privaten Einsatz und Start‑ups eignet. Die Bezahlpläne starten bei 29 US‑Dollar im Monat.

Google Drive & Google Workspace – Dateien erstellen und teilen

Was ist das?

Google Drive ist eine einfach zu nutzende Lösung, um Dokumente im Web zu erstellen und zu teilen. Google Workspace (früher G Suite) geht einen Schritt weiter: Es bündelt alle Business‑Produkte von Google in einem Paket und erweitert sie um hilfreiche Unternehmensfunktionen.

Mit Google Drive kannst du Dokumente, Tabellen, Präsentationen und andere Dateien direkt in der Cloud erstellen und in Echtzeit gemeinsam bearbeiten.
Eines der größten Zeitersparnis‑Funktionen von Workspace ist die gemeinsame Kalender‑App. Du siehst, wann andere verfügbar sind, und kannst automatisch Termin‑Einladungen per E‑Mail verschicken.
Ein weiterer Pluspunkt ist der Datenschutz: Wenn ein Mobilgerät (Android oder iPhone) verloren geht, kannst du alle Daten aus der Ferne löschen oder nur ein bestimmtes Konto wipen.
Auch wenn Workspace Microsoft Office nicht komplett ersetzt, ist es dennoch eine starke Effizienz‑App, die es Microsoft in Sachen einfacher Zugang und Teilen von Inhalten schwer macht.

Wer nutzt es?

Google Drive und Google Workspace sind ideal für Unternehmen, die häufig standortübergreifend zusammenarbeiten und beim Teilen von Dokumenten und Dateien besonderen Wert auf Sicherheit legen.

Praxisbeispiel

Linda hat ein Team aus Autor:innen und Redakteur:innen für den Unternehmensblog aufgebaut. Sie bittet alle, ihre Artikelentwürfe in Google Docs zu schreiben, sodass das gesamte Team im selben Dokument Änderungen vornehmen kann. Ist der Entwurf fertig, wird er via Google Drive sicher mit Linda geteilt, die die finale Freigabe erteilt. Alle Beteiligten wissen: Die Beiträge werden effizient geschrieben, geteilt, bearbeitet und veröffentlicht.

Was kostet es?

Google Drive ist kostenlos, während Google Workspace ab 12 US‑Dollar pro Nutzer:in und Monat erhältlich ist.

Recruiterflow – ATS & CRM für nahtloses Recruiting

Was ist das?

Recruiterflow ist ein innovatives ATS+CRM‑System, das Bewerbermanagement und CRM‑Funktionen kombiniert. Es integriert sich in große Jobbörsen wie Indeed, Glassdoor, LinkedIn, CV‑Library u. v. m., sodass Recruiter nicht mehr jede Plattform einzeln pflegen müssen.

Recruiterflow ermöglicht dir unter anderem:

Direkt von Social‑Plattformen wie Facebook, Twitter, GitHub, Stack Overflow, Dribbble u. a. zu rekrutieren. Ein integriertes E‑Mail‑Finder‑Tool hilft dir zudem auf LinkedIn.
Den kompletten Hiring‑Workflow nahtlos zu steuern, mit Kolleg:innen und Kund:innen zusammenzuarbeiten und in jeder Phase des Recruiting‑Prozesses den Überblick zu behalten. Daten lassen sich sauber strukturiert speichern und jederzeit exportieren.
Wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Recruiterflow unterstützt dich dabei, passive Kandidat:innen mit Drip‑Kampagnen gezielt anzusprechen.
Karriereseiten ohne Programmierkenntnisse zu erstellen und Bewerbungsformulare frei zu gestalten.

Wer nutzt es?

Die Recruiting‑CRM‑Software ist speziell für Personal‑ und Vermittlungsagenturen konzipiert. Sie eignet sich für Unternehmen jeder Größe und bietet unterschiedliche Pläne und Funktionen je nach Mitarbeiterzahl.

Praxisbeispiel

FloodGate Medical ist eine führende Executive‑Search‑Firma für Marketing‑, Vertriebs‑ und Go‑to‑Market‑Talente im MedTech‑Bereich. Sie nutzt Recruiterflow, um wiederkehrende Adminaufgaben zu automatisieren, E‑Mail‑Sequenzen zu versenden, Kandidat:innen‑ und Kund:innenprofile zu pflegen und mehr. So spart jedes Teammitglied wöchentlich mehrere Stunden, die für die Kandidatensuche und das Schließen von Vakanzen genutzt werden können.

Was kostet es?

Recruiterflow bietet eine kostenlose Testphase von bis zu sieben Tagen. Anschließend wählst du den passenden Plan für deine Agentur; der Basis‑Plan startet bei 99 US‑Dollar pro Nutzer:in und Monat, bei jährlicher Zahlung sind Rabatte möglich.

Produktivitäts-Apps im Schnellüberblick

	Worum es sich handelt	Was es bringt	Was es kostet
ScreenRec	Screenrecorder	Nimmt Screenshots und Audio/Video vom Bildschirm auf.	Kostenlos
Brosix IM	Kollaborationsplattform	Ermöglicht sichere Teamkommunikation und Zusammenarbeit.	Kostenlos oder 4 US‑Dollar pro Nutzer:in/Monat
ClickUp	All‑in‑One‑Projektmanagement	Verwaltet alle Arten von Projekten zentral.	Kostenlose Pläne, Premium ab 5 US‑Dollar/Monat
ProofHub	Projekt- und Kollaborationsplattform	Planen, Aufgaben zuweisen, kollaborieren und Dateien freigeben.	89 US‑Dollar/Monat
Hubstaff	Zeiterfassung für Teams	Unterstützt Teams beim Zeit‑ und Produktivitäts‑Tracking.	Kostenlos oder 5,83 US‑Dollar pro Nutzer:in/Monat
Troop Messenger	Teamkommunikations- und Kollaborations-App	Ermöglicht Zusammenarbeit via Chat, Videokonferenz und Screen‑Sharing.	Premium 2,50 US‑Dollar/Monat, Enterprise 5 US‑Dollar/Monat
Teamwork	Einfache Online-Projektmanagement-Software	Hilft Teams, mehrere Projekte zu koordinieren und skaliert mit.	Pro 10 US‑Dollar, Premium 18 US‑Dollar
Todoist	To-do-App	Verwaltet Aufgaben und verschickt Erinnerungen.	Kostenlos oder 3 US‑Dollar/Monat
Trello	Organizer für Aufgaben, Events, Projekte	Organisiert Tasks und Ereignisse in Listen.	Kostenlos oder 9,99 US‑Dollar/Monat
Slack	Team‑Chat‑App	Bietet Kolleg:innen eine Plattform für Austausch und Zusammenarbeit.	Kostenlos oder 6,67 US‑Dollar pro Nutzer:in/Monat
Hootsuite	Social-Media-Manager	Verwaltet alle Social‑Media‑Plattformen aus einer App.	Kostenlos oder 29 US‑Dollar/Monat
Google Drive (Google Workspace)	Dateierstellung und -freigabe	Erstellt verschiedene Dokumente, teilt sie sicher und organisiert sie zentral.	Kostenlos oder 12 US‑Dollar pro Nutzer:in/Monat
Recruiterflow	ATS- und CRM-Lösung für Recruiting- und Staffing-Agenturen	Automatisiert Routine‑Adminaufgaben und spart Recruiter:innen wöchentlich mehrere Stunden.	Nach 7 Tagen Testphase startet der Basisplan bei 99 US‑Dollar pro Nutzer:in/Monat

Das hängt ein wenig von deinem Kontext ab, aber hier ein paar Ideen: PomoDone ist eine sehr ausgereifte Lösung für Desktop und Mobilgeräte. Du kannst individuelle Sitzungsdauern und automatische Pausen definieren. Wenn du einen Pomodoro‑Timer mit Zeiterfassung kombinieren möchtest, ist Toggl spannend. Die Web‑App erlaubt dir, Zeiten für mehrere Kund:innen und Projekte zu erfassen und bringt einen anpassbaren Pomodoro‑Timer mit.

Die beste App ist diejenige, mit der du am meisten erledigst und die zu deinem Arbeitsstil passt. Wenn du eine einfache, teilbare To‑do‑Liste suchst, sind Todoist (oder früher Wunderlist) starke Kandidaten. Wenn du lieber Kanban nutzt, ist Trello eine gute Wahl. Hohe Produktivität bedeutet außerdem oft, Gedanken und Ideen schnell festzuhalten und durchsuchbar zu machen – dafür kann Google Keep sehr hilfreich sein.